Archivieren, hybrid & digital

 

Gerade in mittelständischen Unternehmen klagen viele Abteilungen, dass die für Presseanfragen, Jubiläen, amtliche Anfragen zu Gebäuden und Finanzen oder gar Rechtsstreitigkeiten notwendigen Dokumente nur mit großem Aufwand nutzbar sind. Handelt es sich um ältere Unterlagen aus der analogen Zeit, lagern sie oft in unsortierten Kisten oder Regalen im Keller oder wurden sogar entsorgt. Aber auch das Auffinden von Daten aus dem digitalen Zeitalter scheitert nicht selten an einer schlecht bzw. gar nicht organisierten langfristigen Aufbewahrung. Eine Lösung wäre ein hybrides Unternehmensarchiv, das sowohl historische Dokumente und Fotografien durch einfache Systematisierung zugänglich macht, als auch aktuelle digitale Geschäftsgänge für die Zukunft sichert. Es entlastet Mitarbeiter von mühevollen Recherchen und fachfremden Tätigkeiten.

 

Die Zahl der als technische Lösungen angepriesenen Soft- und Hardwarepakete zur Verwaltung von Dokumenten, Records, Emails, Fotos und Filmen ist kaum noch überschaubar. Die technische Lösung steht aber auch erst an zweiter Stelle. Zentrale Aufgabe jedes Unternehmens ist es, sich über die notwendige Organisation und die Prozesse rund um alle Dokumente des Unternehmens, von der Entstehung über Workflows und Aufbewahrungsfristen bis hin zur Löschung und Vernichtung Gedanken zu machen – also Enterprise Content Management (ECM) zu betreiben. Daraus ergeben sich die Anforderungsprofile für einzelne Software-Module und auch die Aufgabenbeschreibung für ein Archiv, sei es eine Einrichtung der Unternehmenskommunikation für das History Marketing, ein Zentralarchiv des Gesamtunternehmens oder gar ein Digitales Archiv.

 

Ich unterstütze und berate sie in diesem Prozess der Datenorganisation und betreue als integralen Teil Ihres ECM-Systems den Archivbereich – analog und digital.